Outlook, Teams en Microsoft 365 op de Mac: zo werk je er prettig mee

De meeste bedrijven draaien op Microsoft 365. Mail en agenda via Exchange Online, overleggen in Teams, bestanden in OneDrive en SharePoint. Een Mac past daar prima tussen, maar je moet wel een paar keuzes maken. Gebruik je Apple Mail of Outlook? Waar laat OneDrive je bestanden? Waarom kun je je scherm niet delen in Teams? In deze whitepaper uit de serie Mac en de rest van de wereld loop ik alles langs wat je tegenkomt als je met een Mac in een Microsoft-omgeving werkt, met de stand van zaken in oktober 2026 en macOS Golden Gate. En er is op dit moment een belangrijke verandering die je echt moet kennen, dus begin bij het eerste hoofdstuk.

Eerst dit: Apple Mail en Exchange Online in oktober 2026

Apple Mail, Agenda, Contacten, Notities en Herinneringen op de Mac praten met een Exchange-account via Exchange Web Services (EWS). Microsoft schakelt EWS in Exchange Online uit. Sinds 1 oktober 2026 zet Microsoft EWS per organisatie standaard uit, tenzij de beheerder het bewust aan heeft gelaten. Op 1 april 2027 gaat EWS in Exchange Online definitief dicht, zonder uitzonderingen.

Wat betekent dat in de praktijk?

• Werkt Apple Mail op je Mac ineens niet meer met je werkaccount, dan is dit vrijwel zeker de oorzaak. Dit is geen fout in je wachtwoord of je Mac.
• Je iPhone en iPad hebben er geen last van. Die gebruiken Exchange ActiveSync, niet EWS.
• Draait je organisatie nog een eigen Exchange-server (on-premises), dan verandert er voor jou niets.
• Apple heeft laten weten dat het samen met Microsoft werkt aan een update van macOS 27 waarin Mail, Agenda, Contacten, Notities en Herinneringen overstappen op de Microsoft Graph API. Op het moment van schrijven is die update er nog niet en is er geen datum bekend.
• Een beheerder kan EWS tot 1 april 2027 nog aanzetten voor de organisatie. Dat is uitstel, geen oplossing.

Mijn advies: gebruik je nu Apple Mail met een Microsoft 365-account, zorg dan dat Outlook voor Mac klaarstaat als terugvaloptie. Komt de Graph-update van Apple op tijd, dan kun je daarna gewoon weer kiezen. Hieronder ga ik ervan uit dat die update er komt, maar plan er niet blind op.

Apple Mail en Agenda of Outlook voor Mac

Outlook voor Mac in 2026

Er is nog maar één Outlook voor Mac waar je op moet bouwen: de “nieuwe” Outlook, die Microsoft nu gewoon Outlook voor Mac noemt. De oude versie heet officieel legacy Outlook voor Mac. Sinds eind 2025 is de schakelaar om terug te gaan naar legacy Outlook uit de abonnementsversies verdwenen. Legacy Outlook leunt ook op EWS en werkt vanaf oktober 2026 niet meer met Exchange Online. Alleen met een eigen Exchange-server of een Office LTSC 2024-licentie blijft legacy Outlook nog tot 9 oktober 2029 ondersteund.

De nieuwe Outlook is snel en praat rechtstreeks met Microsoft 365. Een nadeel: alles staat in de cloud en er is weinig “lokaal” meer. Instellingen die je van Outlook voor Windows kent, zoals uitgebreide synchronisatie-opties en COM-invoegtoepassingen, bestaan op de Mac niet. Invoegtoepassingen werken alleen als ze als web-add-in zijn gebouwd.

Apple Mail en Agenda

Voor veel mensen is Apple Mail met een Exchange-account precies genoeg: mail, agenda, contacten, notificaties en de integratie met de rest van macOS. Je gebruikt dezelfde apps als voor je privéaccount en alles is zoekbaar via Spotlight. Het nadeel is dat Apple Mail een aantal Microsoft-specifieke dingen niet kan, zoals gevoeligheidslabels, de Microsoft-weergave van gedeelde postvakken en veel beheerfuncties voor regels.

Gedeelde postvakken en gedeelde agenda’s

Hier zit het grootste praktische verschil tussen beide apps.

• Outlook voor Mac: je voegt een gedeeld postvak toe via Outlook > Instellingen > Accounts > Gedelegeerden en delen > Gedeeld met mij > Toevoegen. Krijg je een foutmelding, controleer dan eerst of je rechten in het Microsoft 365-beheercentrum goed staan. Nieuwe rechten hebben soms even nodig voordat ze actief zijn. Gedeelde en gedelegeerde agenda’s open je ook in Outlook, en je kunt namens iemand anders uitnodigingen versturen als je die rechten hebt.
• Apple Mail: een gedeeld postvak toevoegen zoals in Outlook kan niet. Een gebruikelijke omweg is het gedeelde postvak als apart account toevoegen, maar dat lukt alleen als het postvak zelf kan inloggen, en dat staat in de meeste organisaties terecht uit.
• Apple Agenda: gedelegeerde agenda’s kun je toevoegen via Agenda > Instellingen > Accounts > Delegatie. Dat werkt behoorlijk, maar het hangt nu nog aan EWS en dus aan het verhaal hierboven.

Werk je dagelijks met een info@-postvak of beheer je de agenda van een collega, dan is Outlook de realistische keuze.

Oude .pst-archieven, handtekeningen en regels meenemen

.pst en .olm

Outlook voor Windows bewaart archieven in .pst-bestanden. Outlook voor Mac gebruikt van oudsher het .olm-formaat. Lange tijd kon alleen legacy Outlook een .pst importeren. Volgens de Microsoft 365-roadmap is import van .pst-bestanden in de nieuwe Outlook voor Mac sinds juni 2026 uitgerold, en komt er ook import en export van .olm. Controleer in je eigen Outlook onder Bestand of Extra of de importoptie er bij jou al staat, want zulke functies komen niet bij iedereen op hetzelfde moment.

Twee dingen om te weten:

• Een heel oud .pst in ANSI-formaat (Outlook 97 tot 2002) kan Outlook voor Mac niet lezen. Open het dan eerst in Outlook voor Windows en exporteer het opnieuw naar een nieuw .pst. Dat wordt dan automatisch Unicode.
• Geïmporteerde mail staat lokaal op je Mac, niet in je postvak. Wil je het overal kunnen zien, sleep het dan naar een map in je postvak of laat je beheerder het .pst via de importdienst van Microsoft 365 rechtstreeks in je (archief)postvak zetten. Dat laatste is voor grote archieven bijna altijd beter.

Apple Mail kan geen .pst openen. Als je Apple Mail gebruikt, is het archief in je online postvak zetten de enige nette route.

Handtekeningen en regels

Handtekeningen uit Outlook voor Windows komen niet vanzelf mee. In Outlook voor Mac maak je ze opnieuw aan via Instellingen > Handtekeningen. In Apple Mail doe je dat via Mail > Instellingen > Handtekeningen. Kopieer de opmaak het liefst vanuit een webpagina of een mail, niet uit Word. Gebruikt je organisatie een centrale handtekeningtool aan de serverkant, dan hoef je niets te doen.

Bij regels geldt: regels die op de server draaien (aangemaakt in Outlook op het web of in Outlook voor Windows als serverregel) blijven gewoon werken, wat je ook als app gebruikt. Regels die alleen in Outlook voor Windows draaiden (“alleen op deze computer”) gaan niet mee. Maak die opnieuw aan in Outlook op het web, dan werken ze overal.

Teams op de Mac

Klassieke Teams is per 1 juli 2025 met pensioen. Je gebruikt de huidige Teams-app, die je herkent aan de bundel com.microsoft.teams2. Download hem via Microsoft of laat hem door je beheerder uitrollen.

De meeste vragen gaan over rechten. macOS vraagt per app toestemming voor camera, microfoon en het opnemen van je scherm. Zonder die laatste kun je niets delen in een vergadering.

1. Open Systeeminstellingen > Privacy en beveiliging.
2. Zet Microsoft Teams aan bij Camera en Microfoon.
3. Zet Microsoft Teams aan bij Scherm- en systeemaudio-opname.
4. Stop Teams en open het opnieuw. Scherm delen werkt pas na een herstart van de app.

Staat Teams wel aan maar zien anderen een zwart scherm, haal Teams dan met het minteken uit de lijst, voeg hem met het plusteken opnieuw toe vanuit de map Apps en herstart Teams. Dat lost het vaak op. In een beheerde omgeving kan je beheerder camera en microfoon vooraf toestaan via een profiel. Scherm opnemen kan een beheerder alleen zo instellen dat jij het zelf mag aanzetten, ook zonder beheerdersrechten.

OneDrive en SharePoint in de Finder

Waar staan je bestanden?

OneDrive voor Mac gebruikt de File Provider-techniek van macOS. Je bestanden staan in ~/Bibliotheek/CloudStorage/OneDrive-Organisatienaam en je vindt OneDrive in de navigatiekolom van de Finder onder Locaties. Gesynchroniseerde SharePoint-bibliotheken verschijnen daar ook. Files On-Demand staat standaard aan: je ziet al je bestanden, maar ze worden pas gedownload als je ze opent. Met de rechtermuisknop kies je “Altijd op dit apparaat bewaren” of “Ruimte vrijmaken”.

Bekende problemen

• Lokale OneDrive-bestanden tellen in Opslag mee als “Systeemdata”, omdat ze in de Bibliotheek staan. Dat ziet er alarmerend uit, maar is normaal.
• Ben je gewisseld tussen de App Store-versie en de versie van Microsoft, dan blijven er soms oude mappen achter in CloudStorage. Controleer of alles online staat voordat je iets weggooit.
• Recente bestanden in Word of Excel kunnen naar een oud pad wijzen na een grote update. Open het bestand dan opnieuw via de Finder.
• Werk je met Pages op .docx-bestanden in OneDrive, dan zie je soms dubbele bestanden met je apparaatnaam erin. Dat zijn synchronisatieconflicten. Bij gedeelde documenten werk je beter in Word.

Bureaublad en Documenten: OneDrive of iCloud, niet allebei

OneDrive kan je mappen Bureaublad en Documenten back-uppen (Microsoft noemt dat Folder Backup of Known Folder Move). iCloud Drive kan dat ook met de optie “Mappen Bureaublad en Documenten”. Die twee bijten elkaar. Kies er één. Op een werk-Mac is dat meestal OneDrive, want dan staan de bestanden in de omgeving van je werkgever. Zet in dat geval eerst iCloud uit via Systeeminstellingen > [je naam] > iCloud > iCloud Drive. Je bestanden blijven dan in iCloud Drive staan en je krijgt lege lokale mappen, dus verplaats ze daarna zelf terug. Let op: Folder Backup werkt alleen met de OneDrive-versie die je bij Microsoft downloadt, niet met de App Store-versie.

Word, Excel en PowerPoint: App Store of Microsoft?

Beide versies zijn dezelfde Office-apps uit het Current Channel. De verschillen zitten in installatie en licentie:

• Mac App Store: handig voor losse gebruikers, updates via de App Store. Word, Excel, PowerPoint en Outlook vragen een Microsoft 365-abonnement. Een losse aankoop zoals Office Home & Business 2024 activeer je hier niet.
• Download van Microsoft: nodig voor losse licenties en volumelicenties (LTSC), en de gebruikelijke route voor organisaties die via Intune of een ander MDM uitrollen. Updates lopen via Microsoft AutoUpdate.

Let op je licentie. Microsoft 365 Business Basic en Office 365 E1 bevatten geen desktop-apps. Dan kun je wel inloggen maar niet bewerken. Met een licentie die de apps wel bevat, kun je ze op meerdere apparaten activeren en beheer je die activaties via je account op office.com. Ben je meer dan 30 dagen offline, dan valt Office terug in beperkte modus tot je weer verbinding maakt.

Sneltoetsen die anders zijn

De belangrijkste regel: waar je op Windows Ctrl gebruikt, gebruik je op de Mac Command (⌘). Een paar uitzonderingen die je vaak tegenkomt:

Op een MacBook zijn F1 tot F12 standaard systeemtoetsen. Houd Fn ingedrukt, of zet in Systeeminstellingen > Toetsenbord de functietoetsen standaard aan als je veel met Excel werkt.

Office-bestanden in Pages, Numbers en Keynote

Pages, Numbers en Keynote openen .docx, .xlsx en .pptx en kunnen ook weer in die formaten exporteren. Voor een brief, een eenvoudige spreadsheet of een presentatie die je alleen bekijkt werkt dat prima. Waar het misgaat: macro’s (VBA) werken niet, complexe Excel-functies en draaitabellen gaan niet altijd goed, huisstijlsjablonen verschuiven en samen tegelijk bewerken met collega’s in Microsoft 365 kan alleen in de Office-apps. Mijn vuistregel: komt een bestand van een collega en gaat het terug naar een collega, gebruik dan Word, Excel of PowerPoint.

Inloggen: Edge, Chrome, Safari en Company Portal

Veel organisaties gebruiken voorwaardelijke toegang: je komt alleen bij je bedrijfsgegevens als je Mac beheerd en in orde is. Daarvoor moet je browser kunnen laten zien op welke Mac je werkt. Microsoft Edge doet dat vanzelf als je erin bent aangemeld met je werkaccount. Chrome heeft daarvoor de extensie Microsoft Single Sign On nodig. Safari werkt via de Enterprise SSO-extensie die met Company Portal wordt geïnstalleerd. Krijg je in een browser steeds de melding dat je apparaat niet voldoet, probeer het dan eerst in Edge.

Wordt je Mac beheerd met Intune, dan installeer je Company Portal en meld je je Mac daarmee aan, of je Mac wordt via Apple Business automatisch ingeschreven bij de eerste keer opstarten. Hoe je dat voor een mkb opzet lees je in mijn whitepaper over Apple Business, Entra ID en Intune voor het mkb.

Keuzetabel: Apple Mail of Outlook

Kort gezegd: werk je vooral in je eigen mailbox en agenda, dan is Apple Mail een prima keuze zodra Apple de Graph-update uitbrengt. Werk je met gedeelde postvakken, delegatie, labels of veel Teams-afspraken, neem dan Outlook.

Stappenplan

1. Vraag je beheerder hoe het staat met EWS in jullie Microsoft 365-omgeving en of Apple Mail na oktober 2026 nog werkt.
2. Installeer Outlook voor Mac, ook als je Apple Mail wilt blijven gebruiken, zodat je een terugvaloptie hebt.
3. Kies op basis van de keuzetabel welke mailapp je hoofdapp wordt.
4. Voeg gedeelde postvakken en agenda’s toe in Outlook, of gedelegeerde agenda’s in Apple Agenda.
5. Zet oude .pst-archieven in je online (archief)postvak, of importeer ze in Outlook voor Mac.
6. Maak je handtekening opnieuw aan en zet regels over naar Outlook op het web.
7. Installeer Teams en geef toegang tot camera, microfoon en scherm- en systeemaudio-opname. Herstart Teams.
8. Installeer OneDrive van Microsoft, kies tussen OneDrive Folder Backup en iCloud Bureaublad en Documenten, en zet de ander uit.
9. Installeer Word, Excel en PowerPoint via de route die bij je licentie past.
10. Gebruik Edge, of Chrome met de Microsoft Single Sign On-extensie, als je organisatie voorwaardelijke toegang gebruikt.

En met Apple?

Eerlijk is eerlijk: voor de meeste mensen werken de apps van Apple prima met Microsoft 365. Mail, Agenda en Contacten doen wat ze moeten doen, je iPhone en iPad synchroniseren zonder gedoe en je hoeft niet twee werelden naast elkaar te onderhouden. Op dit moment is de overstap van Microsoft naar de Graph API wel een echte hobbel op de Mac, en zolang Apple die update niet heeft uitgebracht is Outlook voor Mac de veilige keuze voor Exchange Online. Daarnaast blijft Outlook nodig als je met gedeelde postvakken, uitgebreide delegatie of gevoeligheidslabels werkt. Teams, OneDrive en de Office-apps zijn op de Mac gewoon volwaardig. Met de juiste instellingen merk je weinig verschil met je collega’s op Windows.

Deze whitepaper beschrijft de situatie in oktober 2026 met macOS Golden Gate (macOS 27) en de huidige versies van Microsoft 365 voor Mac. Microsoft en Apple passen hun apps regelmatig aan, vooral rond de uitfasering van EWS. Controleer dus altijd de actuele informatie van Microsoft en Apple voordat je grote wijzigingen doorvoert.

Hulp nodig bij de inrichting voor je organisatie? Mail naar frank@analystict.nl.

Dit artikel hoort bij de serie Mac en de rest van de wereld. Daar vind je alle delen op een rij.